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Le "vaulting" ou gestion d'un coffre fort


Quel est le besoin ?

Dans tous les projets, de l'information circule entre les acteurs, que ce soit par mail, via un serveur FTP ou un répertoire partagé sur le réseau de l'entreprise. Au bout de quelques temps, chacun se pose naturellement les questions suivantes :
  • Où se trouve l'information ?
  • Est-ce la dernière version du document dont je dispose ?
  • A qui et comment diffuser l'information ?
  • etc

Les logiciels deviennent de plus en plus performants et faciles à prendre en main, les itérations de conception deviennent de plus en plus courts et on est au final confronté à un flux torrentiel de données qu'il faut gérer.



Une solution : le vaulting ou gestion d'un coffre-fort

La solution au problème de partage de l'information est simple : mettre en place un coffre-fort (vault) centralisé qui contiendra l'ensemble de l'information projet. Toute l'information validée et mise à jour sera contenue dans ce coffre-fort



Quelle est la différence entre un vault et un "répertoire réseau" ?

Un "répertoire réseau" est finalement un vault assez basique permettant en général de définir 3 profils d'utilisateurs : lecteurs, auteurs et administrateurs. Un vault plus évolué permet de définir d'autres types d'utilisateurs (observateurs, validateurs etc), de caractériser l'état de maturité de l'information, de gérer et de tracer les modifications apportées à un document etc.

Le mécanisme de base : la récupération et l'intégration

Voici les actions que l'on peut effectuer sur un document que nous nommerons specifs.doc :

  • Consultation ou Affichage: après avoir localisé le fichier dans le coffre-fort, je le consulte en le téléchargeant sur un poste local. Cette copie locale est comparable à chacun des fichiers présents sur mes unites de stockage locales. L'original disponible dans le coffre fort ne sera à aucun moment affecté par les modifiations que j'opérerai sur ma copie locale.

  • Récupération (Check-out) : ici aussi on réalise une copie locale du fichier en le téléchargeant, mais en plus on le verrouille dans un état "récupéré" ou "sorti", ce qui interdit toute modification par une autre personne. Par contre, le fichier reste consultable en lecture seule même s'il est verrouillé par une autre personne.

    Un document "récupéré" est souvent signalé par un petit signe distinctif afin de faire apparaitre clairement son statut dans une liste. Ci-dessous, l'exemple de Windchill :

  • Intégration (check-in) : le travail sur un document "récupéré" se fait en local. Une fois celui-ci terminé et que l'on souhaite partager cette nouvelle version, il faut alors intégrer le document, c'est à dire stocker la nouvelle version dans le coffre-fort centralisé. C'est l'opération d'intégration :

    En réalisant une opération d'intégration, on créé une nouvelle itération permettant de garder dans le coffre fort l'ensemble des versions d'un document. On trace ainsi totalement l'activité d'un groupe projet. Voici un exemple d'itérations sous Windchill :



    Que provoque un mauvais usage de la récupération ?

    En récupérant un document, vous empêchez tout simplement tout autre acteur du projet de le modifier ! L'erreur la plus commune quand on débute sur de tels systèmes est de confondre consultation et récupération. Veillez donc toujours à vérifier quels sont les documents que vous avez récupérés ou sortis. Sous Windchill, un tableau de bord permet de faire le point sur les documents sortis :



    Découvrer le vaulting avec INVENTOR




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